Dalam penulisan surat secara resmi, dikenal beberapa bentuk surat yang biasa digunakan. Bentuk – bentuk surat ini dapat digunakan untuk tujuan atau fungsi penulisan surat secara tertentu mau pun secara umum.
Bentuk – bentuk surat tersebut meliputi bentuk surat lurus penuh, bentuk lurus, bentuk setengah lurus, bentuk lekuk, bentuk menggantung, dan bentuk resmi.
Berikut ini adalah keterangan aneka bentuk surat yang telah dikategorikan :
1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
Penulisan pada surat bentuk lurus penuh, penulisan dari bagian – bagian suratnya, semua dimulai dari bagian kiri. Bentuk lurus penuh yang juga disebut sebagai bentuk full block style ini pun memiliki patokan batasan ukuran yang digunakan. Untuk ukuran pada batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau untuk batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).
2. Bentuk lurus (Block Style)
Surat yang ditulis dalam bentuk lurus pada dasarnya mirip dengan bentuk surat lurus penuh. Perbedaan dari kedua jenis surat ini hanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan, dimana pada surat bentuk lurus diketik di sebelah kanan atas.
3. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)
Bentuk surat setengah lurus merupakan campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Dalam penulisan surat bentuk setengah lurus, pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus, sedangkan pada pengetikan isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yakni di setiap alinea masuk lima hentakan.
Baca juga: Contoh Surat Permintaan Penawaran
4. Bentuk lekuk (Indented Style)
Bentuk surat lekuk pada intinya ditulis hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya saja, terdapat perbedaan yang terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.
Pada baris pertama dari penulisna surat bentuk lekuk atau indented style, dimulai dari margin kiri. Sedangkan untuk baris kedua dan seterusnya dimulai dengan menjorok sebanyak lima hentakan.
Selain itu, untuk pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan diketik di sebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.
5. Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk surat menggantung dalam pengetikannya pada baris pertama setiap alinea, diketik di sebelah kiri. Sedangkan kemudian, untuk baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea.
6. Bentuk resmi (official Style)
Bentuk surat resmi ini merupakan jenis surat yang sering dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Format penulisan surat bentuk resmi, pada bagian alamat diketik di sebelah kanan, sedangkan di bagian kiri diketik dengan nomor, lampiran dan perihal.