Pengertian Surat Niaga
Dalam kegiatan niaga, surat memegang peranan yang cukup penting untuk memperlancar jalannya kegiatan bisnis atau niaga. Dalam hal ini, pengertian surat niaga dapat diartikan sebagai surat yang sering digunakan oleh seseorang atau organisasi guna menyampaikan berita atau informasi terkait segala hal tentang perniagaan.Meskipun dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi berkembang sangat pesat sehingga siapa pun bisa melakukan komunikasi dengan mudah, namun bukan berarti, penggunaan metoda komunikasi lama seperti surat sudah tak lagi bermanfaat.
Hingga kini, surat memegang peranan penting dalam hibungan perniagaan karena sebuah berita yang dituangkan dalam surat akan lebih efektif dan tepat sasaran. Tentu saja ini karena dalam surat memuat data – data yang penting dan akurat.
Jenis – jenis Surat Niaga
Dalam surat niaga, terdapat berbagai macam jenis surat yang didasarkan pada isinya. Jenis – jenis surat niaga tersebut adalah surat perkenalan (berisi perkenalan hasil produksi), surat permintaan penawaran (meminta info tentang produksi), surat penawaran (menawarkan barang), surat pesanan (memesan barang atau jasa tertentu), surat konfirmasi pesanan (konfirmasi pesanan yang dibuat oleh penjual), surat penolakan pesanan (menyampaikan masalah pada pesanan), surat pengiriman pesanan (mengantarkan pesanan yang dikirim), surat pengaduan (ketidaksesuaian barang yang diterima dengan yang dipesan), surat pengiriman pembayaran (konfirmasi pembayaran yang sudah dilakukan), surat penagihan (peringatan untuk membayar hutang).Baca juga: Mengenal Aneka Bentuk Lipatan Surat dan Model Sampul Surat
Surat Permintaan Penawaran
Seluruh jenis surat tersebut merupakan hal yang penting untuk diketahui, termasuk juga surat permintaan penawaran. Membuat surat permintaan penawaran merupakan salah satu tahap awal dari kegiatan kerjasama bisnis yang hendak dilakukan oleh kedua instansi. Karenanya, membuat surat permintaan penawaran yang baik adalah hal penting.Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli dan dikirimkan kepada penjual, yang berisi mengenai permintaan informasi terkait harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan oleh pembeli. Surat permintaan penawaran dibuat ketika calon pembeli merasa tertarik dengan profil penjual, baik setelah melihatnya diiklan atau mendapatkan surat perkenalan langsung dari penjual.
Calon pembeli yang tertarik dengan produk – produk yang dimiliki oleh penjual dan memang membutuhkannya, maka bisa membuat surat permintaan penawaran dengan menyampaikan ketertarikannya serta informasi apa saja yang diperlukan dan juga produk seperti apa yang ingin untuk dibeli.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan disajikan contoh surat permintaan penawaran agar kamu bisa membuat surat permintaan penawaran sendiri yang baik dan benar.
Baca juga: Jenis - Jenis Surat Dinas dan Pengertiannya
Contoh Surat permintaan penawaran
PT KARYA BANGUN MANDIRI
Jalan Sutat Syahrir No.51
Jakarta Selatan
 |
No : 444 /
PB / VIII / 15 17
Agustus 2015
Hal :
Permintaan Penawaran
Yth. Manajer Pemasaran
PT Alam Sentosa Semen
Jalan Adi Sucipto
Bekasi
Dengan hormat,
Berkenaan dengan proyek
pembangunan perumahan kami yang terbaru di Area Bekasi, maka kami membutuhkan
bahan bangunan berupa semen. Dari salah seorang relasi, kami memperoleh
keterangan bahwa perusahaan Saudara bergerak di bidang produksi berbagai jenis
semen dengan kapasitas produk yang besar dan berkualitas baik.
Sehubungan dengan hal
tersebut, kami meminta agar Saudara mengirimkan surat penawaran mengenai produk
semen di perusahaan Saudara, disertai dengan keterangan – keterangan sebagai
berikut :
a)
Jenis semen yang
diproduksi serta jumlah barang yang tersedia
b)
syarat pembayaran
c)
syarat penyerahan barang
d)
potongan harga yang
diberikan
e)
garansi yang diberikan
Disamping itu, kami minta
dikirim leflet, catalog, dan brosur barang tersebut.
Atas perhatian Saudara
kami ucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
Banda
Suganda
Direktur